Wie kann ich eine Dokumentvorlage in SuperOffice CRM hochladen und bei der Vorbereitung von Dokumenten für meine Kunden verwenden?
In SuperOffice CRM können Sie ganz einfach Ihre eigenen personalisierten Dokumentvorlagen hochladen und damit Dokumente mit automatisch ausgefüllten Informationen vorbereiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Schritt 1. Eine Dokumentvorlage in SuperOffice CRM hochladen
Schritt 2. Die Dokumentvorlage verwenden
Schritt 1. Eine Dokumentvorlage in SuperOffice CRM hochladen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Dokumentvorlage hochzuladen:
- Öffnen Sie Einstellungen und Verwaltung in SuperOffice CRM.
- Klicken Sie im Navigatorbereich auf Listen (1), wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste Dokument - Vorlage (2) und klicken Sie auf +Hinzufügen (3).
- Geben Sie Ihre Vorlage einen Namen (1), wählen Sie aus, wo die Vorlage gespeichert werden soll (2), und laden Sie Ihre Dokumentvorlagendatei hoch (3). Klicken Sie auf Speichern (4) um fertigzustellen.
Hinweis! Speichern Sie bei der Arbeit mit SuperOffice Online Vorlagen immer in Online. Weitere Informationen finden Sie in diesem Wunschbericht.
Hinweis! Standardmäßig werden alle Dokumentvorlagen im SO Arc-Ordner gespeichert. Wenn Sie jedoch die G Suite- oder Office 365-Integration verwenden, können Vorlagen im durch die Integration bereitgestellten Cloud-Speicher gespeichert werden. In den folgenden Artikeln zu Office 365- oder G Suite-Integrationen und in diesem Artikel finden Sie eine technische Übersicht.
- Wählen Sie dann Richtung (1), Dokumententyp (2) und Zweck (3) des Dokuments. Wenn Sie eine Angebotsdokumentvorlage hochladen, aktivieren Sie Typ des Angebotsdokuments (4) und wählen Sie den Dokumenttyp aus der Dropdown-Liste aus. In diesen FAQ finden Sie Informationen zu den verschiedenen Arten von Angebotsdokumentvorlagen.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Dokumente automatisch referenziert werden, müssen Sie das Referenzmuster in das Feld Unser Zeichen (5) aufnehmen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Vorlagenvariable {oref} zu verwenden.
- Um eine Übersetzung derselben Dokumentvorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Sprachen (1) und dann auf +Hinzufügen (2).
- Wählen Sie die Sprache der Dokumentvorlage aus. Laden Sie im Feld Sprache hinzufügen eine Dokumentvorlage hoch oder kopieren Sie eine vorhandene. Klicken Sie zum Fertigstellen auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern, und Ihre Dokumentvorlage kann verwendet werden.
Schritt 2. Die Dokumentvorlage verwenden
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Dokumentvorlage zu verwenden:
- Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Bildschirms auf +Neu und dann auf Dokument.
- Wählen Sie dann die von Ihnen erstellte Dokumentvorlage (1) aus der Dropdown-Liste aus, füllen Sie die entsprechenden Felder aus und klicken Sie auf Neu (2).
- Wenn Sie SuperOffice Web Tools verwenden, wird das neue Dokument im Programm auf Ihrem Computer geöffnet. Wenn Sie keine Web Tools verwenden, wird das neue Dokument auf Ihren Computer heruntergeladen und Sie können es öffnen, indem Sie auf die Dokumentdatei doppelklicken. Beachten Sie, dass Änderungen am Dokument in diesem Fall nicht in SuperOffice gespeichert werden. Wenn Sie möchten, dass alle Änderungen automatisch im Dokument gespeichert werden, empfehlen wir die Installation von SuperOffice Web Tools.
| Befolgen Sie die Schritte in dieser FAQ, wenn Sie SuperOffice Onsite 8 oder eine frühere Version verwenden. |
Weitere Informationen